Определите следующий шаг сотрудника
Один документ может использоваться для разных задач: подтвердить комплектность, подготовить черновик записи, сверить сумму или найти связанную перевозку. Не нужно извлекать все поля, если для следующего действия требуются только номер, дата, контрагент и сумма.
До настройки запишите, какие поля обязательны, какие допустимо оставить пустыми и кто подтверждает результат. Если дата на фотографии не читается, система должна показать проблему, а не заполнить её догадкой.
Проверьте возможность обычного обмена данными
Если документ уже доступен в XML или нужные поля можно получить через API, распознавание изображения может не понадобиться. Сначала стоит проверить структурированный источник и правила доступа к нему. OCR — распознавание текста на изображении — полезен там, где такого источника нет.
Подключение к почте, чату, CRM или учётной системе зависит от их возможностей, версии и прав доступа. Поэтому первый тест можно провести на согласованной выгрузке без постоянной интеграции.
Соберите контрольную выборку
Включите в неё распространённые формы документов и исключения: косое фото, несколько страниц, повторный файл, рукописное исправление, нечитаемое поле и документ без номера рейса. Объём и состав выборки согласуются по реальному потоку.
Ответственный сотрудник заранее готовит правильные значения для сравнения. Проверять нужно каждое важное поле отдельно: хороший результат по датам ещё не означает такого же качества по суммам и реквизитам.
Сделайте спорные случаи видимыми
У сотрудника должны оставаться оригинал, извлечённое значение и причина ручной проверки. Отдельно проверяются дубли, расхождения с карточкой и случаи, когда связь с рейсом не найдена.
Учебный пример: документ содержит номер счёта и сумму, но номер перевозки отсутствует. Поля можно подготовить в черновике, а рейс должен выбрать сотрудник. Автоматически привязывать файл к похожей записи без согласованного правила нельзя.
Измеряйте полезность полного пути
Сравните ручную работу и работу с черновиком на сопоставимых документах. Зафиксируйте время до подтверждённой записи, число исправленных полей, пропущенные ошибки и причины исключений. Время ручной проверки входит в расчёт — исключать его ради красивой экономии не стоит.
Также проверьте, где результат виден после подтверждения. Если сотрудник вынужден снова переносить его в отдельную таблицу, значимая часть задачи ещё не решена.
В собственном проекте AILTE «Возим Мигом» можно посмотреть связанные с рейсом документы. Этот пример показывает формирование и организацию документов; он не является измерением качества OCR ТТН и УПД.
Что обсудить на первой встрече
Назовите один поток документов, примерный объём и действие, которое сейчас выполняется вручную. Первое обсуждение бесплатно. Обезличенные примеры и способ безопасной передачи согласуем отдельно; оригиналы с контактами и реквизитами не нужно прикладывать к публичной форме.
Результат платного пилота, его стоимость, сроки и правила приёмки определяются до запуска.